Schedario biblioteca
Il catalogo delle schede di copyright alla Library of Congress (public domain via WikiCommons).

Un bel problema!

Oggi mi sono accorto che mi sono sparite tre cartelle con tre articoli per il blog quasi pronti, che non avevo più preso in mano da un paio di settimane. Un vero disastro! Più di un’ora persa in frenetiche ricerche su “esplora risorse”, per poi dovermi rassegnare alla dura realtà: non ci sono più.

Ho capito subito qual è stato l’errore madornale: mettermi ad riorganizzare i file, oltretutto avendoli archiviati senza avere prima pensato bene ad una strategia. Il che non solo può provocare la perdita di file importanti, ma certamente provoca una colossale perdita di tempo.

A questo punto ho dovuto pensare ad alcune “best practices“, come dicono gli americani.

computer vecchi
Un po’ di PC scassi dei bei tempi che furono (CC.1.0 Universal Public Domain via WikiCommons).

Le cartelle sul desktop

Primo, non usare mai cartelle sul desktop: sono comode ma assassine. Quando sono troppe, non solo rallentano il PC, ma fanno un’enorme confusione. Prima o poi si è costretti a cancellarle o spostarle, col rischio di perdere file importanti.

Organizzarsi un flusso di lavoro che permetta di creare meno file possibile

Io salvo sistematicamente le fonti web che mi interessano, perché oggi le trovo, domani non si sa: se provate i link di Wikipedia, moltissimi vi daranno errore 404. Però così mi trovo con migliaia di files (non scherzo: la mia cartella principale contiene già 58.665 file in 2.637 sottocartelle). Non è proprio il caso che mi ci metta anch’io!

I peggio messi sono i programmatori, le cui cartelle di progetto contengono migliaia di file. Se non ve ne siete mai accorti, è più facile spostare un singolo file da un giga che pochi mega tutti filini da 1-2 KB ciascuno. Questo perché le tabelle del sistema operativo che linkano il nome del file al file vero e proprio hanno molto più lavoro. Meno file si hanno da spostare alla volta, meglio è.

Ho scoperto recentemente Trello, un programma online di project management. E’ molto semplice ma è anche molto potente. Quando devo scrivere un articolo del blog, faccio copia/incolla dei links e trascrivo le informazioni che mi interessano direttamente dal web, facendo piccole schede molto sintetiche organizzate in liste, che poi diventeranno i capitoli dell’articolo. Trello permette di organizzare la sequenza delle liste e delle schede. Quando lo scheletro è pronto, faccio copia/incolla direttamente su WordPress e scrivo l’articolo. Un sistema molto più rapido rispetto ai files di testo su OpenOffice che usavo prima, che diventavano presto lunghi ed ingestibili con continui copia/incolla.

Un altro strumento che può essere utile è il word processor online di Google: i documenti sono salvati in continuazione e qualsiasi computer si usi si hanno gli stessi file già bell’e sfornati.

Inoltre, una volta trovata una foto o fatta un’infografica, salvo su WordPress e cancello tutti i files di lavoro, quando sono sicuro che non mi servono più. Tenere tutto è inutile e fa solo confusione.

Inoltre, ho riscoperto la carta. Se ho qualche idea in testa che però non posso sviluppare subito, la segno su un quadernetto ad anelli. Prima invece facevo dei file di testo, che immancabilmente si sparpagliavano su tutto il PC. Non sono un avvocato del paperless totale, anche perché spesso mettermi a scrivere con carta e penna mi ispira di più. Uno mi ha detto che stimolare le terminazioni nervose delle mani fa aumentare la capacità intellettiva nell’atto di scrivere.

Ovviamente i file devono avere nomi autoesplicativi, niente “senza nome 1”, “senza nome 1b”, ecc. tanto mi ricordo. Attenzione anche ai file duplicati perché non si sa mai: prima o poi vi accorgerete di averli cancellati entrambi, perché tanto questo ce l’ho dall’altra parte.

Organizzare le cartelle

L’organizzazione delle cartelle è la cosa più importante di tutte. Improvvisarla è l’errore più madornale che si può fare. Bisogna pensarla bene a tavolino, e il tempo speso a svilupparla è tutto guadagnato: se volete impelagarvi in un lavoro lunghissimo ed inutile, basta che vi mettiate a riorganizzare un archivio digitale con qualche migliaio di file. Col rischio di perdere ore di lavoro a spostare file o peggio, a rifare di sana pianta testi smarriti.

Il sistema delle cartelle di un PC è simile ad un database gerarchico o ad un file XML. Già da tempo utilizzo una sola cartella principale (non quella “documenti” di Windows) suddivisa in tre sottocartelle:

  • una cartella di lavoro, dove tengo i file degli articoli che sto scrivendo;
  • una cartella di archivio, dove tengo i file degli articoli già scritti che potrebbero servire ancora (di fatto, soprattutto i pdf delle fonti che ho utilizzato;
  • una cartella di appoggio per i file temporanei, che per qualsiasi motivo non me la sento di cancellare subito.

Mentre la cartella di lavoro conterrà sicuramente poche sottocartelle, e la cartella di appoggio inevitabilmente conterrà materiali abbastanza alla rinfusa, la cosa da pensare con somma cura è l’organizzazione delle sottocartelle dell’archivio.

Un file archiviato deve avere un posto logico, facile da trovare e, soprattutto, una volta che è stato messo in quel posto lì deve rimanere, come un libro in una biblioteca ha una sua precisa collocazione e solo quella.

Ovviamente, una volta adottata un’organizzazione dell’archivio, questa non deve essere toccata mai più. Al limite, si potranno aggiungere nuove directory se si avrà a che fare con lavori nuovi, per esempio un altro committente o un nuovo libro che si è scritto.

La mia organizzazione

L’organizzazione delle sottocartelle dipende da cosa uno fa. Questa è la mia organizzazione di writer e blogger.

La cartella di lavoro è suddivisa in:

  • lavori, dove metto gli articoli che sto scrivendo per la Rivista dell’UAI o come ghostwriter;
  • blog, dove metto i materiali per gli articoli di questo blog; è suddivisa in “articoli in lavorazione”, dove tengo i files per gli articoli che sto scrivendo, e “idee e minute”, dove tengo i files che mi serviranno come materiale per gli articoli prossimi;
  • libri, dove tengo i files di testo e i materiali degli epub che ho intenzione di pubblicare in futuro in questo sito.

Quella di archivio invece è suddivisa in:

  • foto ed illustrazioni, dove metto il materiale iconografico di pubblico dominio o su licenza Creative Commons che mi può servire più volte;
  • archivio blog, dove metto i materiali degli articoli del blog già pubblicati;
  • libri, dove tengo i testi in pdf o epub di libri (ce ne sono molti in giro per internet senza violare copyright) che mi servono per bibliografia;
  • geografia strategica, dove tengo i materiali per gli articoli di geopolitica che scrivo come ghostwriter, suddivisi per i vari paesi del mondo;
  • risorse formative, dove tengo i materiali di studio per il webwriting e il web in genere;
  • sviluppo wordpress, dove tengo i manuali e le risorse riguardanti questo CMS.
Un classico albero gerarchico, come quello delle cartelle e sottocartelle dei file (public domain via WikiCommons).

Tre regole tassative

Prima o poi però arriva il momento di dover fare un po’ di pulizia. A questo punto, bisogna attenersi scrupolosamente a tre regole:

  • Prima regola: se malauguratamente si sono fatti dei duplicati dei file, sincerarsi che uno dei due sia al sicuro. Può sembrare stupido, ma può benissimo succedere di cancellarli entrambi convinti che ci sia l’altro.
  • Seconda regola: cancellare sempre i singoli file, e poi le cartelle vuote. Non fidarsi di credere di sapere cosa ci sia dentro una cartella.
  • Terza regola: non toccare mai l’archivio. Quando un file è archiviato, è perché è destinato a rimanere, e rimanere dove si trova. La pulizia di cui stiamo parlando è quella dei files diventati inutili dopo che si è archiviato un lavoro.

Inciso: mai lavorare su due computer contemporaneamente. Può sembrare una stupidaggine, ma il passaggio dei file da uno all’altro, almeno di non avere un cloud che funziona e soprattutto veloce nella sincronizzazione dei file, è una fonte pericolosa di confusione.

Il backup

Il terrore di chiunque lavori col PC è che si inchiodi il disco fisso. Chi può permetterselo, può comprarsi un disco RAID, oppure pagarsi una connessione a banda larga e un bello spazio cloud. Chi non può permetterselo, deve accontentarsi di un buon disco esterno. Inciso: io sinceramente non mi sono ancora abituato a fare l’upload dei fatti miei su server altrui.

Ma anche il backup deve essere fatto in modo intelligente. Prima di tutto, una regola generale: non fare tanti backup uguali (ridondanti). Occupano inutilmente spazio, fanno confusione e nella confusione si rischia di perdere roba. Quindi assolutamente non salvare più volte le stesse cose in posti diversi: ogni cosa deve avere il suo posto e solo quello.

I livelli di backup

Un primo livello è quello di mettere in sicurezza i file sui quali stiamo lavorando. Soprattutto se si tratta di documenti pesanti, come file InDesign o simili, e/o lavori che si estendono nel tempo, è buona cosa fare delle copie dei file. Può darsi che il programma vada in crash rendendo il file inutilizzabile, oppure può succedere che una modifica fatta non vada più bene (a me è capitato un committente molto indeciso che mi fece togliere un capitolo da un libro, per poi rimetterlo). Il file su cui si sta lavorando deve essere ben distinguibile (in modo da lavorare sempre sulla copia più recente) e ben chiara deve essere la sequenza dei vari “salva con nome”. Il vecchio direttore della tipografia dove lavoravo mi ha insegnato un metodo facile, che ho sempre utilizzato. Per esempio: “1__libro”, “2__libro”, “3__libro”… Questi file vanno tenuti tutti finché il lavoro non è ultimato, consegnato e pagato. Poi verrà archiviato solo il documento definitivo con tutti e soli i file collegati (InDesign permette di fare un “pacchetto” col file e tutti gli allegati). I file intermedi vanno cancellati per il solito motivo, spazio + confusione.

Un secondo livello è quello di salvare la cartella con i lavori, se questi sono  importanti e soprattutto durano svariate settimane o addirittura mesi (basta pensare alla stesura di un libro). Qui bisogna stare all’occhio: occorre prima di tutto che la sequenza dei backup sia immediatamente riconoscibile, quindi i singoli backup devono essere datati nel nome.  Inoltre, è molto meglio fare il backup dell’intera cartella di lavoro, e non dei singoli lavori che contiene, altrimenti si rischia di non capire più quali lavori sono stati “salvati” e quali no. Quando è passato un giusto periodo di tempo, i backup più vecchi vanno cancellati, quando si è sicuri che tutti i lavori che contengono sono stati ultimati ed archiviati.

Il terzo livello è quello del backup generale, soprattutto dell’archivio. Quando farlo è un compromesso tra la sicurezza (il disco fisso si può piantare anche tra un’ora) e lo spazio a disposizione (se è troppo frequente, si fa presto a fare i “tera”). Anche qui, anzi soprattutto qui, occorre fare il backup di tutto l’archivio, zippato, e ben riconoscibile come data.

Si potrebbe pensare di utilizzare l’occasione del backup dell’archivio per ripartire da zero, se questo fosse diventato talmente enorme da risultare ingestibile. Potrebbe diventare necessario farlo, ma è un’operazione pericolosa: se non si cancellano/spostano mai files dall’archivio, è possibile cancellare i backup più vecchi per guadagnare spazio nei dischi, con la sicurezza di non perdere niente. Se invece si riparte con un archivio nuovo, occorre tenere l’ultimo paio di backup dell’archivio vecchio e metterli al sicuro.

Il cestino

E se potete, non fate come i maniaci del Mac, “cestino” e subito “svuota cestino”. Se c’è un cestino, invece che l’eliminazione diretta del file come sul vecchissimo Windows 3 o come è ancora sulle chiavette, c’è un motivo. Il cestino è l’ultima spiaggia: prima di svuotarlo, date una rapida occhiata a quello che c’è dentro.

Una volta uno mi disse che se si aveva cancellato qualcosa per errore e ce se ne accorgeva subito, si poteva ancora tentare di staccare di brutto la spina per togliere alimentazione al disco fisso. Oggi togliere l’alimentazione farebbe solo entrare in funzione la batteria del laptop. Un motivo in più per stare attenti con i file.